Krankmeldung & Entgeltfortzahlung

Die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall ist eine der wichtigsten – und in der Abrechnung fehleranfälligsten – Arbeitgeberpflichten. Geregelt ist sie im Entgeltfortzahlungsgesetz (EntgFG). Dieser Ratgeber erklärt Anspruch, Dauer, Sonderfälle und das Zusammenspiel mit eAU und U1-Erstattung.

Grundregel: sechs Wochen, volles Entgelt

Erkrankt eine arbeitsunfähige Beschäftigte oder ein Beschäftigter, zahlt der Arbeitgeber das Arbeitsentgelt für bis zu sechs Wochen (42 Kalendertage) je Krankheitsfall in Höhe von 100 % des regelmäßigen Arbeitsentgelts fort. Anders als in manchen anderen Ländern gibt es in Deutschland keinen Karenztag – die Zahlung beginnt mit dem ersten Tag der Arbeitsunfähigkeit.

Voraussetzung: die vierwöchige Wartezeit

Der Anspruch entsteht erst, wenn das Arbeitsverhältnis ununterbrochen vier Wochen bestanden hat. Erkrankt jemand früher, besteht (noch) kein Anspruch auf Entgeltfortzahlung durch den Arbeitgeber; die Krankenkasse kann dann unter Umständen Krankengeld zahlen. Nach Ablauf der vier Wochen gilt der volle Anspruch.

Höhe: das Lohnausfallprinzip

Maßgeblich ist das Lohnausfallprinzip: Fortzuzahlen ist, was die Person ohne die Arbeitsunfähigkeit verdient hätte. Dazu gehören das reguläre Gehalt sowie fest eingeplante Bestandteile wie vereinbarte Zulagen und – nach gefestigter Rechtsprechung – auch regelmäßig anfallende, steuerfreie Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit, soweit sie tatsächlich angefallen wären. Nicht fortzuzahlen sind echter Aufwendungsersatz und Leistungen, die an die tatsächliche Arbeitsleistung gebunden sind (z. B. Akkordprämien ohne Bezug zur Krankheit). Die korrekte Ermittlung gerade bei Schicht- und Zuschlagsmodellen ist anspruchsvoll – ein typischer Schwerpunkt in der Prüfung.

Anzeige- und Nachweispflicht der Beschäftigten

Beschäftigte müssen ihre Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer dem Arbeitgeber unverzüglich anzeigen (§ 5 EntgFG). Dauert die Erkrankung länger als drei Kalendertage, ist spätestens am vierten Tag eine ärztliche Feststellung einzuholen; der Arbeitgeber darf die Vorlage auch früher verlangen. Den Nachweis selbst holt der Arbeitgeber bei gesetzlich Versicherten seit 2023 über die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) bei der Krankenkasse ab – die Anzeigepflicht der Beschäftigten bleibt davon unberührt.

Fortsetzungs- und Folgeerkrankungen

Knifflig wird es bei wiederholten Erkrankungen. Bei einer Fortsetzungserkrankung – also derselben Grunderkrankung – entsteht kein neuer Sechs-Wochen-Anspruch, es sei denn:

• zwischen dem Ende der vorherigen und dem Beginn der erneuten Arbeitsunfähigkeit lagen mindestens sechs Monate, oder
• seit Beginn der ersten Arbeitsunfähigkeit wegen derselben Krankheit sind zwölf Monate vergangen.

Erkrankt jemand während einer laufenden Arbeitsunfähigkeit zusätzlich an einer zweiten, unabhängigen Krankheit (Grundsatz der „Einheit des Verhinderungsfalls"), verlängert sich der Sechs-Wochen-Zeitraum dadurch grundsätzlich nicht. Eine saubere Historie aller AU-Zeiträume ist deshalb unverzichtbar – genau diese liefert das eAU-Verfahren.

Nach sechs Wochen: Übergang zum Krankengeld

Ist der Sechs-Wochen-Zeitraum ausgeschöpft, endet die Entgeltfortzahlung und die Krankenkasse zahlt Krankengeld (in der Regel rund 70 % des Bruttoentgelts, begrenzt auf 90 % des Nettoentgelts und auf Höchstbeträge). Für den nahtlosen Übergang müssen die ärztlichen Folgebescheinigungen lückenlos vorliegen. Wir behalten den Ablauf der sechs Wochen im Blick und weisen rechtzeitig darauf hin.

Erkrankung während des Urlaubs

Wird eine Beschäftigte während ihres Urlaubs krank und weist dies durch ärztliche Bescheinigung nach, werden die Krankheitstage nicht auf den Urlaub angerechnet (§ 9 BUrlG) – der Urlaub ist insoweit nachzugewähren. Auch hier dient die AU-Bescheinigung als Nachweis.

Krankes Kind ist etwas anderes

Wer wegen der Betreuung eines kranken Kindes der Arbeit fernbleibt, hat in der Regel keinen Anspruch auf Entgeltfortzahlung nach dem EntgFG, sondern auf Kinderkrankengeld der Krankenkasse (§ 45 SGB V) und auf Freistellung – sofern nicht ausnahmsweise eine kurzzeitige bezahlte Freistellung nach § 616 BGB greift, was viele Arbeitsverträge jedoch ausschließen. Dieser Fall läuft über ein eigenes Verfahren und nicht über die eAU.

U1-Erstattung für kleinere Betriebe

Betriebe, die am U1-Umlageverfahren teilnehmen (in der Regel Arbeitgeber mit bis zu 30 Beschäftigten), erhalten einen erheblichen Teil der fortgezahlten Vergütung von der Krankenkasse erstattet. Der Erstattungsantrag stützt sich auf die AU-Zeiten und das fortgezahlte Entgelt. Wir stellen die Anträge automatisch und buchen die Erstattungen korrekt.

Zweifel an der Arbeitsunfähigkeit

Die ärztliche Bescheinigung hat einen hohen Beweiswert. Bestehen begründete Zweifel, kann der Arbeitgeber über die Krankenkasse eine Begutachtung durch den Medizinischen Dienst anstoßen. Die Entgeltfortzahlung darf jedoch nicht vorschnell verweigert werden – erst wenn der Beweiswert erschüttert ist, kehrt sich die Beweislast um. Solche Schritte sollten mit fachkundiger Beratung erfolgen.

So unterstützt die Lohnkanzlei

Wir erfassen Fehlzeiten korrekt, rufen die eAU ab, berechnen die Entgeltfortzahlung nach dem Lohnausfallprinzip (inklusive zutreffender Zuschläge), überwachen Fortsetzungserkrankungen und den Sechs-Wochen-Zeitraum und holen die U1-Erstattung für Sie ein. So bleibt der Krankheitsfall abrechnungstechnisch beherrschbar – auch bei komplexen Schicht- und Zuschlagsmodellen.

Rechenbeispiel zur Fortsetzungserkrankung

Eine Mitarbeiterin ist im Februar wegen eines Bandscheibenleidens drei Wochen arbeitsunfähig. Im Mai tritt dieselbe Erkrankung erneut auf. Da zwischen den beiden Phasen keine sechs Monate Beschwerdefreiheit lagen und seit dem ersten Beginn auch keine zwölf Monate vergangen sind, handelt es sich um eine Fortsetzungserkrankung: Der Arbeitgeber muss nur die noch nicht ausgeschöpften Tage des Sechs-Wochen-Zeitraums fortzahlen – im Beispiel die verbleibenden drei Wochen. Wäre die zweite Erkrankung dagegen eine völlig andere, unabhängige Krankheit gewesen und die erste vollständig beendet, hätte ein neuer Sechs-Wochen-Anspruch bestanden. Genau diese Unterscheidung führt in der Praxis häufig zu Fehlern – und ist nur mit einer lückenlosen AU-Historie sauber zu treffen.

Häufige Fragen zur Entgeltfortzahlung

Gibt es in Deutschland einen Karenztag? Nein. Die Entgeltfortzahlung beginnt mit dem ersten Tag der Arbeitsunfähigkeit; ein unbezahlter „Wartetag" existiert nicht.

Muss schon am ersten Tag ein Attest vorliegen? Gesetzlich ist die ärztliche Feststellung ab dem vierten Tag erforderlich. Der Arbeitgeber darf jedoch vertraglich oder im Einzelfall verlangen, dass bereits ab dem ersten Tag eine Bescheinigung eingeholt wird.

Was gilt für Minijobber? Auch geringfügig Beschäftigte haben Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall – anteilig nach ihrer regelmäßigen Arbeitszeit. Die Erstattung läuft über die Minijob-Zentrale (U1).

Bekomme ich als Arbeitgeber das fortgezahlte Entgelt zurück? Kleinere Betriebe ja, über das U1-Umlageverfahren – je nach gewähltem Tarif einen Prozentsatz der Fortzahlung. Größere Betriebe (in der Regel über 30 Beschäftigte) tragen die Kosten selbst.

Was, wenn ein Beschäftigter häufig kurz krank ist? Jede einzelne, voneinander unabhängige Erkrankung löst einen eigenen Sechs-Wochen-Anspruch aus. Erst bei Fortsetzungserkrankungen greifen die Begrenzungen. Auffällige Muster sollten arbeitsrechtlich begleitet werden.

Zählt der Tag der Krankmeldung mit? Maßgeblich ist die ärztlich festgestellte Arbeitsunfähigkeit; die Fortzahlung beginnt mit dem ersten Tag der Arbeitsunfähigkeit, unabhängig vom Tag der Meldung beim Arbeitgeber.

Muss ich bei jeder Folgebescheinigung erneut abrufen? Ja, bei gesetzlich Versicherten wird auch jede Folge-Arbeitsunfähigkeit über die eAU abgerufen; nur so bleibt der lückenlose Nachweis für den gesamten Fortzahlungszeitraum gesichert.

Wird der Arbeitnehmeranteil zur Sozialversicherung bei Krankengeld weiter fällig? Während der Entgeltfortzahlung läuft die normale Beitragsabführung. Mit dem Übergang ins Krankengeld ändert sich die beitragsrechtliche Behandlung – wir bilden den Wechsel korrekt ab.

Was passiert bei Krankheit im Kleinbetrieb ohne Vertretung? Wirtschaftlich hilft die U1-Erstattung; organisatorisch bleibt der Ausfall. Eine vorausschauende Personalplanung und die schnelle, korrekte Abwicklung der Erstattung mildern die Belastung.

Entgeltfortzahlung bei Kur und Reha

Auch eine medizinische Vorsorge- oder Rehabilitationsmaßnahme löst Entgeltfortzahlung aus, wenn sie von einem Sozialversicherungsträger bewilligt wurde und in einer entsprechenden Einrichtung stattfindet (§ 9 EntgFG). Sie wird wie eine Arbeitsunfähigkeit behandelt und auf den Sechs-Wochen-Zeitraum angerechnet. Reine private Kuren ohne Bewilligung sind dagegen keine Arbeitsunfähigkeit. Die korrekte Einordnung ist wichtig, weil sie über Fortzahlung und U1-Erstattung entscheidet.

Verschulden schließt die Fortzahlung aus

Der Anspruch auf Entgeltfortzahlung entfällt, wenn die Arbeitsunfähigkeit vom Beschäftigten verschuldet wurde – allerdings nur bei einem groben Verstoß gegen das eigene Gesundheitsinteresse, etwa bei einer selbstverschuldeten Schlägerei oder grob fahrlässigem Verhalten. Krankheiten infolge riskanter, aber sozial üblicher Sportarten gelten in der Regel nicht als verschuldet. Die Hürden sind hoch; im Zweifel sollte die Fortzahlung nicht ohne fachkundige Prüfung verweigert werden.

Krankheit auf der Dienstreise und im Ausland

Erkrankt ein Beschäftigter während einer Dienstreise oder im Ausland, gelten dieselben Grundsätze. Bei Arbeitsunfähigkeit im Ausland bestehen besondere Anzeige- und Nachweispflichten: Die Erkrankung ist dem Arbeitgeber und der Krankenkasse schnellstmöglich mitzuteilen, und es ist eine ärztliche Bescheinigung vorzulegen, da das eAU-Verfahren bei ausländischen Ärzten nicht greift. Die Rückkehr ist ebenfalls anzuzeigen. Diese Fälle erfordern besondere Sorgfalt bei der Dokumentation.

Anrechnung von Vorbeschäftigungszeiten

Wechselt ein Beschäftigter zu einem neuen Arbeitgeber, beginnt die vierwöchige Wartezeit für die Entgeltfortzahlung beim neuen Arbeitgeber grundsätzlich neu – Vorbeschäftigungszeiten bei anderen Arbeitgebern werden nicht angerechnet. Innerhalb desselben Arbeitsverhältnisses zählt dagegen die gesamte Beschäftigungsdauer. Bei nahtlosen Anschlussverträgen oder Betriebsübergängen ist im Einzelfall zu prüfen, ob die Zeiten zusammengerechnet werden – ein Punkt, der gerade bei kurzfristig erkrankenden Neueinstellungen relevant wird.

Dokumentation der Fehlzeiten

Eine vollständige, chronologische Fehlzeitendokumentation ist das Rückgrat der korrekten Entgeltfortzahlung. Nur wer alle AU-Zeiträume, Diagnosen-unabhängig aber datumsgenau, erfasst hat, kann Fortsetzungserkrankungen erkennen, den Sechs-Wochen-Zeitraum richtig berechnen und U1-Erstattungen vollständig geltend machen. Das eAU-Verfahren liefert die Bausteine; die saubere Pflege im Lohnsystem macht daraus eine belastbare Grundlage – auch für die spätere Betriebsprüfung.

Zusammenspiel mit dem betrieblichen Eingliederungsmanagement

Ist ein Beschäftigter innerhalb eines Jahres länger als sechs Wochen (auch mit Unterbrechungen) arbeitsunfähig, muss der Arbeitgeber ein betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) nach § 167 SGB IX anbieten. Das BEM ist zwar keine Frage der Entgeltabrechnung, hängt aber unmittelbar mit den erfassten AU-Zeiten zusammen. Eine saubere Fehlzeitenerfassung – wie sie das eAU-Verfahren liefert – ist deshalb auch hier die Grundlage.

Dieser Beitrag gibt den Rechtsstand allgemein verständlich wieder und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.

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