Kurzarbeitergeld richtig abrechnen

Kurzarbeitergeld (KUG) ist ein Instrument, mit dem Betriebe vorübergehende Auftrags- oder Umsatzeinbrüche überbrücken können, ohne Personal zu entlassen: Die Arbeitszeit wird reduziert, einen Teil des entfallenden Entgelts ersetzt die Agentur für Arbeit. Voraussetzungen, Berechnung und Antragstellung sind jedoch anspruchsvoll und fehleranfällig. Dieser Ratgeber erklärt den Ablauf nach den allgemeinen Regeln des SGB III.

Wann Kurzarbeit möglich ist

Vier Gruppen von Voraussetzungen müssen erfüllt sein:

• Erheblicher Arbeitsausfall mit Entgeltausfall: Er muss auf wirtschaftlichen Gründen oder einem unabwendbaren Ereignis beruhen, vorübergehend und unvermeidbar sein. Nach der Regelvoraussetzung muss in dem betreffenden Monat mindestens ein Drittel der Beschäftigten von einem Entgeltausfall von jeweils mehr als 10 % betroffen sein (in Krisen wurde diese Schwelle teils abgesenkt).
• Betriebliche Voraussetzungen: Im Betrieb ist mindestens eine sozialversicherungspflichtige Person beschäftigt.
• Persönliche Voraussetzungen: Die betroffene Person ist in einem ungekündigten, sozialversicherungspflichtigen Arbeitsverhältnis.
• Anzeige: Der Arbeitsausfall muss der Agentur für Arbeit angezeigt werden.

Wichtig: Kurzarbeit kann nicht einseitig angeordnet werden. Es braucht eine Rechtsgrundlage – eine Betriebsvereinbarung, eine tarifliche Regelung oder die Zustimmung der betroffenen Beschäftigten (z. B. eine arbeitsvertragliche Klausel).

Der Ablauf: Anzeige und Leistungsantrag

Das Verfahren läuft zweistufig:

1. Anzeige des Arbeitsausfalls bei der zuständigen Agentur für Arbeit – noch in dem Monat, in dem die Kurzarbeit beginnt. Die Agentur prüft die grundsätzlichen Voraussetzungen.
2. Leistungsantrag für jeden Kalendermonat, in dem KUG gezahlt wird, rückwirkend innerhalb einer Ausschlussfrist von drei Monaten nach Ablauf des jeweiligen Monats. Der Arbeitgeber rechnet das KUG ab, zahlt es aus und holt es sich von der Agentur erstatten.

Versäumte Fristen führen zum Verlust des Anspruchs – die termingerechte Antragstellung ist daher entscheidend.

Wie hoch ist das Kurzarbeitergeld?

Das KUG ersetzt einen Teil der Nettoentgeltdifferenz zwischen dem, was die Person ohne Arbeitsausfall verdient hätte (Soll-Entgelt), und dem, was sie tatsächlich verdient (Ist-Entgelt). Der Leistungssatz beträgt 60 % dieser Nettodifferenz, bzw. 67 % für Beschäftigte mit mindestens einem Kind. Berechnet wird nicht das individuelle Netto, sondern es werden die pauschalierten Nettoentgelte aus den Tabellen der Bundesagentur für Arbeit herangezogen – das macht die Berechnung formal, aber auch fehleranfällig.

Sozialversicherung während der Kurzarbeit

Auch während der Kurzarbeit bleiben die Beschäftigten voll sozialversichert. Der Arbeitgeber trägt die Sozialversicherungsbeiträge auf das tatsächlich gezahlte Ist-Entgelt regulär. Auf den ausgefallenen Teil sind zusätzlich Beiträge zur Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung auf ein fiktives Entgelt (in der Regel 80 % des ausgefallenen Bruttoentgelts) zu zahlen; in welchem Umfang diese Beiträge erstattet werden, hat der Gesetzgeber in der Vergangenheit je nach Krisenlage unterschiedlich geregelt. Wir bilden die jeweils geltende Regelung korrekt ab.

Bezugsdauer und Hinzuverdienst

Die Bezugsdauer beträgt im Regelfall bis zu zwölf Monate; in besonderen Lagen wurde sie per Verordnung verlängert. Nimmt eine Person während der Kurzarbeit eine Nebenbeschäftigung auf, kann der Hinzuverdienst auf das KUG angerechnet werden – hier gelten besondere Regeln, die im Einzelfall zu prüfen sind.

Saison-Kurzarbeitergeld im Baugewerbe

Eine Sonderform ist das Saison-KUG in der Bauwirtschaft: Es überbrückt witterungsbedingte Arbeitsausfälle in der Schlechtwetterzeit (Dezember bis März) und wird durch ergänzende Leistungen (Zuschuss-Wintergeld, Mehraufwands-Wintergeld) flankiert. Mehr dazu auf unserer Seite Baulohnabrechnung.

Häufige Fehler

• Kurzarbeit ohne wirksame Rechtsgrundlage eingeführt
• Anzeige- oder Antragsfrist versäumt (Ausschlussfrist!)
• Soll-/Ist-Entgelt falsch abgegrenzt
• Einmalzahlungen oder Mehrarbeit nicht korrekt berücksichtigt
• SV-Beiträge auf das fiktive Entgelt falsch berechnet

Soll-Entgelt und Ist-Entgelt richtig abgrenzen

Das Herzstück der KUG-Berechnung ist die Gegenüberstellung von Soll- und Ist-Entgelt. Das Soll-Entgelt ist das Bruttoentgelt, das der Beschäftigte ohne Arbeitsausfall im Anspruchszeitraum erzielt hätte – begrenzt auf die Beitragsbemessungsgrenze der Arbeitslosenversicherung. Das Ist-Entgelt ist das tatsächlich erzielte Bruttoentgelt während der Kurzarbeit, einschließlich eventueller Entgelte aus Mehrarbeit oder Nebenbeschäftigungen. Die Differenz – die Nettoentgeltdifferenz – bildet die Grundlage für den Leistungssatz. Sorgfalt ist geboten bei der Behandlung von Einmalzahlungen, die grundsätzlich nicht ins Soll-Entgelt einfließen.

Urlaub und Arbeitszeitguthaben zuerst

Bevor Kurzarbeit beansprucht werden kann, muss der Arbeitsausfall unvermeidbar sein. Das bedeutet in der Regel: Bestehende Arbeitszeitguthaben sind vorrangig abzubauen und – soweit zumutbar – ist Resturlaub aus dem Vorjahr einzubringen. Laufender Erholungsurlaub des aktuellen Jahres muss dagegen nicht zwingend vorab gewährt werden, wenn bereits konkrete Urlaubsplanungen bestehen. Die Agentur für Arbeit prüft die Vermeidbarkeit; wer diese Schritte überspringt, riskiert die Ablehnung des Antrags.

Weiterbildung während der Kurzarbeit

Die kurzarbeitsbedingt freie Zeit lässt sich für Qualifizierung nutzen. Der Gesetzgeber fördert Weiterbildung während der Kurzarbeit teils durch Zuschüsse zu Lehrgangskosten und – je nach Rechtslage – durch eine teilweise Erstattung der Sozialversicherungsbeiträge. Für Betriebe ist das eine Chance, Phasen geringer Auslastung produktiv zu nutzen und Mitarbeiter an den Betrieb zu binden. Wir weisen auf aktuelle Fördermöglichkeiten hin.

Aufstockung durch den Arbeitgeber

Viele Arbeitgeber stocken das Kurzarbeitergeld freiwillig oder aufgrund tariflicher Verpflichtung auf. Solche Zuschüsse zum KUG waren in der Vergangenheit unter bestimmten Voraussetzungen steuer- und beitragsfrei; die genaue Behandlung hängt von der jeweils geltenden gesetzlichen Regelung ab. Eine Aufstockung erhöht die Akzeptanz der Kurzarbeit in der Belegschaft, muss aber korrekt abgerechnet werden, damit die Begünstigung greift. Wir bilden Aufstockungsbeträge zutreffend ab.

Kurzarbeit „null" und Teilkurzarbeit

Kurzarbeit kann von einer geringen Stundenreduzierung bis zur Kurzarbeit „null" reichen, bei der die Arbeit vorübergehend vollständig ruht. Auch bei Kurzarbeit null bleibt das Arbeitsverhältnis bestehen, und die Beschäftigten bleiben sozialversichert. Bei Teilkurzarbeit arbeiten die Beschäftigten reduziert weiter. In beiden Fällen ist die exakte Erfassung der tatsächlichen Arbeitszeiten Grundlage der monatlichen Abrechnung – Schätzungen erkennt die Agentur nicht an.

Prüfung durch die Agentur für Arbeit

Nach Ende des KUG-Bezugs führt die Agentur für Arbeit eine Abschlussprüfung durch. Geprüft werden die Voraussetzungen, die korrekte Berechnung und die Belege. Stellt sich heraus, dass zu viel KUG gezahlt wurde, drohen Rückforderungen. Eine lückenlose Dokumentation – Arbeitszeitnachweise, Entgeltabrechnungen, Anzeige und Anträge – ist daher unerlässlich. Wir halten alle Unterlagen prüfungsfest vor, sodass die Abschlussprüfung ohne Beanstandung verläuft.

Häufige Fragen

Kann ich Auszubildende in Kurzarbeit schicken? Nur als letztes Mittel und nur sehr eingeschränkt – die Ausbildung hat Vorrang, KUG für Azubis ist die Ausnahme.

Erhalten Minijobber Kurzarbeitergeld? Nein, geringfügig Beschäftigte sind nicht arbeitslosenversichert und haben keinen KUG-Anspruch.

Darf während Kurzarbeit gekündigt werden? Kündigungen sind grundsätzlich möglich, jedoch entfällt für gekündigte Beschäftigte der KUG-Anspruch.

Müssen alle Beschäftigten in Kurzarbeit? Nein, Kurzarbeit kann auf einzelne Abteilungen oder Teams begrenzt werden, sofern der Arbeitsausfall dort konkret anfällt.

Bekomme ich das KUG vorgestreckt? Der Arbeitgeber zahlt das KUG zunächst aus und erhält es von der Agentur für Arbeit erstattet.

Kurzarbeit und Steuern

Das Kurzarbeitergeld selbst ist steuerfrei, unterliegt aber dem Progressionsvorbehalt: Es wird bei der Ermittlung des persönlichen Steuersatzes berücksichtigt und erhöht damit den Steuersatz auf das übrige Einkommen. Wer in einem Jahr KUG bezogen hat, ist deshalb zur Abgabe einer Einkommensteuererklärung verpflichtet und sollte mit einer möglichen Nachzahlung rechnen. Auf diesen Effekt sollten Arbeitgeber ihre Beschäftigten frühzeitig hinweisen, damit es am Jahresende keine Überraschungen gibt.

Mitbestimmung des Betriebsrats

In Betrieben mit Betriebsrat ist die Einführung von Kurzarbeit mitbestimmungspflichtig (§ 87 BetrVG). Die Lage und Verteilung der verkürzten Arbeitszeit wird in einer Betriebsvereinbarung geregelt, die zugleich die erforderliche Rechtsgrundlage schafft. In Betrieben ohne Betriebsrat ist die Zustimmung jedes einzelnen betroffenen Beschäftigten nötig – entweder über eine bestehende arbeitsvertragliche Klausel oder über eine gesonderte Vereinbarung. Ohne wirksame Grundlage ist die Kurzarbeit unzulässig, und es bleibt beim Anspruch auf das volle Gehalt.

Auswirkungen auf Urlaub und Sonderzahlungen

Bei Kurzarbeit null kann sich der Urlaubsanspruch nach der Rechtsprechung anteilig kürzen, da in dieser Zeit keine Arbeitspflicht besteht. Bei Teilkurzarbeit bleibt der Urlaubsanspruch grundsätzlich bestehen. Sonderzahlungen wie Weihnachts- oder Urlaubsgeld richten sich nach der jeweiligen vertraglichen oder tariflichen Regelung; ob und wie die Kurzarbeit sie mindert, ist im Einzelfall zu prüfen. Diese Wechselwirkungen sollten vor Einführung der Kurzarbeit bedacht werden.

Kurzarbeit als Alternative zur Kündigung

Der eigentliche Zweck der Kurzarbeit ist die Beschäftigungssicherung: Statt in einer vorübergehenden Krise Personal abzubauen und nach der Erholung mühsam neu zu rekrutieren, hält der Betrieb sein eingearbeitetes Team. Das spart Kündigungs- und spätere Einstellungskosten, erhält Know-how und stärkt die Loyalität der Belegschaft. Voraussetzung ist, dass der Arbeitsausfall tatsächlich vorübergehend ist – bei dauerhaftem Wegfall von Arbeitsplätzen ist Kurzarbeit das falsche Instrument.

Transfer-Kurzarbeitergeld

Eine weitere Sonderform ist das Transfer-Kurzarbeitergeld bei Betriebsänderungen mit dauerhaftem Personalabbau. Es wird in einer eigenständigen Transfergesellschaft gezahlt und soll den Übergang der Beschäftigten in eine neue Beschäftigung erleichtern – flankiert von Qualifizierungs- und Vermittlungsmaßnahmen. Anders als das konjunkturelle KUG dient es nicht der Überbrückung eines vorübergehenden Ausfalls, sondern der sozialverträglichen Begleitung eines endgültigen Arbeitsplatzabbaus.

Häufige Fehlerquellen vermeiden

Die meisten Probleme entstehen nicht bei der Idee der Kurzarbeit, sondern in der Umsetzung: eine fehlende oder unwirksame Rechtsgrundlage, versäumte Anzeige- und Antragsfristen, eine falsche Abgrenzung von Soll- und Ist-Entgelt oder eine fehlerhafte Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge auf das fiktive Entgelt. Jeder dieser Punkte kann in der Abschlussprüfung zu Rückforderungen führen. Eine erfahrene Begleitung von der ersten Anzeige bis zur Schlussprüfung zahlt sich daher unmittelbar aus.

So unterstützt die Lohnkanzlei

Wir prüfen die Voraussetzungen, unterstützen bei Anzeige und Rechtsgrundlage, berechnen das Kurzarbeitergeld anhand der BA-Tabellen, bilden die Sozialversicherung korrekt ab und stellen die monatlichen Leistungsanträge fristgerecht. So bleibt Kurzarbeit ein wirksames Instrument zur Beschäftigungssicherung – ohne Fristfallen und Rückforderungen.

Dieser Beitrag gibt den Rechtsstand allgemein verständlich wieder und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.

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