Werkstudenten richtig abrechnen

Werkstudierende sind für viele Betriebe ideal: qualifiziert, flexibel und durch das sogenannte Werkstudentenprivileg sozialversicherungsrechtlich günstig. Damit das Privileg greift, müssen jedoch enge Voraussetzungen eingehalten werden – sonst wird aus der vermeintlich günstigen Kraft rückwirkend eine voll sozialversicherungspflichtige Beschäftigung. Dieser Ratgeber erklärt die Regeln nach aktuellem Stand.

Was ist das Werkstudentenprivileg?

Ordentlich Studierende, die neben dem Studium arbeiten, sind in der Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung beitragsfrei. Beiträge fallen ausschließlich in der Rentenversicherung an (regulärer Beitragssatz, je zur Hälfte von Arbeitgeber und Studierendem getragen). Das macht Werkstudierende spürbar günstiger als reguläre Teilzeitkräfte. Rechtsgrundlage ist § 6 Abs. 1 Nr. 3 SGB V in Verbindung mit den Regelungen zur Beschäftigung von Studierenden.

Entscheidend ist, dass das Studium die Hauptsache bleibt und die Beschäftigung nur „neben" dem Studium läuft. Genau das prüfen die Sozialversicherungsträger anhand fester Kriterien.

Die 20-Stunden-Regel

Das wichtigste Kriterium: In der Vorlesungszeit darf die Arbeitszeit 20 Wochenstunden nicht übersteigen. Wird mehr gearbeitet, gilt das Studium nicht mehr als Schwerpunkt – das Werkstudentenprivileg entfällt, und es besteht volle Versicherungspflicht.

Ausnahmen, in denen mehr als 20 Stunden unschädlich sind:

• In der vorlesungsfreien Zeit (Semesterferien) darf in Vollzeit gearbeitet werden – das Privileg bleibt erhalten.
• Arbeit überwiegend am Abend, am Wochenende oder nachts, sodass das Studium tagsüber möglich bleibt, kann ebenfalls unschädlich sein.

Die 26-Wochen-Regel

Damit die Ausnahmen nicht zur Dauerlösung werden, gibt es eine Obergrenze: Wird die 20-Stunden-Grenze in mehr als 26 Wochen (182 Kalendertagen) innerhalb eines Zeitjahres überschritten, entfällt das Werkstudentenprivileg insgesamt – dann liegt der Schwerpunkt nicht mehr auf dem Studium. Arbeitgeber müssen die in Vollzeit gearbeiteten Phasen daher mitzählen.

Wer gilt überhaupt als Werkstudent?

• Eingeschrieben („immatrikuliert") an einer Hochschule oder Fachhochschule und nicht beurlaubt.
• Kein Teilzeit- oder berufsbegleitendes Studium, bei dem die Erwerbstätigkeit im Vordergrund steht.
• Promotionsstudierende fallen in der Regel nicht unter das Privileg.
• Bei Exmatrikulation, Studienende oder Überschreiten der Regelstudienzeit weit hinaus kann der Status entfallen – hier ist Vorsicht geboten.

Verdienst, Steuern und Familienversicherung

Anders als beim Minijob gibt es beim Werkstudentenjob keine feste Verdienstobergrenze – maßgeblich ist die Arbeitszeit. Zu beachten sind aber Wechselwirkungen:

• Lohnsteuer: Die Besteuerung erfolgt nach den individuellen Lohnsteuermerkmalen (ELStAM, meist Steuerklasse I). Studierende mit geringem Jahreseinkommen bekommen zu viel gezahlte Lohnsteuer häufig über die Einkommensteuererklärung zurück.
• Familienversicherung: Wer über die studentische Familienversicherung der Eltern abgesichert ist, muss die dort geltende Einkommensgrenze beachten – wird sie regelmäßig überschritten, ist eine eigene (studentische) Krankenversicherung nötig.
• BAföG: Eigene Einkünfte können den BAföG-Anspruch mindern; das betrifft den Studierenden, nicht den Arbeitgeber, sollte aber im Gespräch erwähnt werden.

Werkstudent oder doch Minijob?

Liegt der Verdienst dauerhaft unterhalb der Minijob-Grenze (2026: 603 €), kann dieselbe Tätigkeit auch als Minijob abgerechnet werden – dann gelten die Minijob-Pauschalen statt des Werkstudentenmodells. Welche Variante günstiger ist, hängt vom Einzelfall ab. Bei höherem Verdienst und Einhaltung der 20-Stunden-Regel ist das Werkstudentenmodell meist vorteilhafter, weil nur RV-Beiträge anfallen.

Pflichten des Arbeitgebers

• Immatrikulationsbescheinigung zu Beginn und zu jedem Semester anfordern und im Lohnkonto ablegen.
• Arbeitszeiten dokumentieren – insbesondere, um die 20-Stunden- und 26-Wochen-Grenzen nachweisen zu können.
• Korrekte Beitragsgruppen und SV-Meldungen (Werkstudenten haben einen eigenen Personengruppenschlüssel und Beitragsgruppenschlüssel).
• Statusänderungen (Exmatrikulation, Überschreiten der Grenzen) sofort melden.

Was bei Fehlern passiert

Stellt die Deutsche Rentenversicherung in der Betriebsprüfung fest, dass das Privileg zu Unrecht angewendet wurde, werden die Beiträge zur Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung rückwirkend nachgefordert – inklusive des Arbeitnehmeranteils, den der Arbeitgeber nur sehr begrenzt nachträglich vom Beschäftigten zurückholen darf. Solche Nachforderungen können über mehrere Jahre erheblich werden. Eine saubere Dokumentation und laufende Überwachung der Grenzen sind daher der beste Schutz.

So unterstützt die Lohnkanzlei

Wir prüfen den Status bei Einstellung, richten die korrekten Beitrags- und Personengruppenschlüssel ein, überwachen die 20-Stunden- und 26-Wochen-Grenzen über das Jahr und erinnern an die semesterweise Immatrikulationsbescheinigung. So bleibt das Werkstudentenmodell rechtssicher – und für Sie planbar günstig.

Rechenbeispiel: Werkstudent vs. reguläre Teilzeitkraft

Eine Studentin arbeitet 18 Stunden pro Woche und verdient 1.100 € brutto im Monat. Als Werkstudentin fallen nur Rentenversicherungsbeiträge an – Arbeitgeber und Arbeitnehmerin teilen sich den regulären Satz (je rund 9,3 %). Beiträge zur Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung entfallen vollständig. Wäre dieselbe Tätigkeit eine reguläre Teilzeitstelle, käme der volle Arbeitgeberanteil zu allen vier Versicherungszweigen hinzu – die Personalkosten lägen spürbar höher. Genau dieser Unterschied macht Werkstudierende für viele Betriebe attraktiv. Wichtig bleibt: Sobald die 20-Stunden-Grenze in der Vorlesungszeit überschritten oder die 26-Wochen-Grenze gerissen wird, entfällt der Vorteil rückwirkend.

Werkstudierende und der Übergangsbereich

Liegt der Verdienst zwischen 603,01 € und 2.000 € (Stand 2026), fällt der zu zahlende Rentenversicherungsbeitrag der Studierenden zusätzlich in den Übergangsbereich (Midijob) und ist dort reduziert. Das gilt nur für den Rentenversicherungsanteil, da die übrigen Zweige beim Werkstudenten ohnehin beitragsfrei sind. Wir berücksichtigen das automatisch in der Abrechnung.

Häufige Fragen zu Werkstudierenden

Gibt es eine Verdienstobergrenze? Nein. Anders als beim Minijob ist nicht der Verdienst, sondern die Arbeitszeit entscheidend. Theoretisch sind auch höhere Monatslöhne möglich, solange die 20-Stunden-Regel eingehalten wird.

Dürfen in den Semesterferien mehr als 20 Stunden gearbeitet werden? Ja, in der vorlesungsfreien Zeit ist Vollzeit möglich, ohne das Privileg zu verlieren – allerdings zählt das auf die 26-Wochen-Grenze ein.

Was gilt für ausländische Studierende? Für sie gelten dieselben sozialversicherungsrechtlichen Regeln; zusätzlich sind aufenthaltsrechtliche Arbeitszeitbeschränkungen zu beachten (insbesondere bei Studierenden aus Drittstaaten).

Sind Masterstudierende auch Werkstudenten? Ja, solange sie ordentlich immatrikuliert sind und das Studium den Schwerpunkt bildet. Promotionsstudierende fallen dagegen in der Regel nicht unter das Privileg.

Was passiert nach der Exmatrikulation? Mit dem Ende des Studiums endet das Werkstudentenprivileg. Wird das Beschäftigungsverhältnis fortgesetzt, ist es ab diesem Zeitpunkt regulär sozialversicherungspflichtig – ein häufiger Stolperstein nach dem letzten Semester.

Muss die Krankenversicherung selbst getragen werden? Studierende sind bis zu bestimmten Grenzen über die Familienversicherung mitversichert; darüber hinaus greift die günstige studentische Krankenversicherung. Die Werkstudententätigkeit selbst löst keine KV-Beiträge aus.

Werkstudent, Praktikant oder Minijobber? Die saubere Abgrenzung

Gerade bei jungen Beschäftigten werden die Statusarten oft vermischt – mit teuren Folgen, weil jede anders abgerechnet wird:

• Werkstudent: ordentlich Studierende(r), 20-Stunden-Regel in der Vorlesungszeit, nur RV-Beiträge.
• Vorgeschriebenes Zwischenpraktikum: Ist ein Praktikum in der Studien- oder Prüfungsordnung verpflichtend vorgeschrieben und findet es während des Studiums statt, ist es in allen Zweigen sozialversicherungsfrei – unabhängig von Verdienst und Dauer.
• Freiwilliges Praktikum während des Studiums: Es wird wie eine normale Beschäftigung behandelt; je nach Verdienst kommen Minijob- oder Werkstudentenregeln in Betracht.
• Vor- und Nachpraktikum (vor Studienbeginn / nach dem Abschluss): in der Regel reguläre, versicherungspflichtige Beschäftigung, auch wenn vorgeschrieben.
• Minijob: verdienstgrenzenorientiert (2026: 603 €), unabhängig vom Studierendenstatus.

Vor der Einstellung ist deshalb zu klären, ob ein Pflicht- oder freiwilliges Praktikum vorliegt, ob die Person eingeschrieben ist und wie viel sie verdient. Wir nehmen diese Einordnung mit Ihnen gemeinsam vor und hinterlegen die Nachweise (Praktikumsordnung, Immatrikulation) revisionssicher im Lohnkonto.

Mindestlohn, Urlaub und Entgeltfortzahlung

Auch für Werkstudierende gilt der gesetzliche Mindestlohn (2026: 13,90 €/Stunde) – Ausnahmen bestehen nur für bestimmte Pflichtpraktika. Ebenso haben Werkstudierende Anspruch auf anteiligen bezahlten Urlaub, Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall und Feiertagsvergütung. Diese Ansprüche werden in der Praxis gern übersehen, gehören aber zur korrekten Abrechnung dazu und sind bei einer Prüfung relevant.

Vertrag, Befristung und Dokumentation

Werkstudierende werden in der Regel mit einem eigenständigen Werkstudentenvertrag beschäftigt, häufig befristet (z. B. auf die Dauer eines Projekts oder Semesters). Zu beachten sind die allgemeinen Regeln zur Befristung von Arbeitsverträgen sowie eine klare Regelung der wöchentlichen Arbeitszeit, damit die 20-Stunden-Grenze überhaupt überwacht werden kann. Empfehlenswert ist außerdem eine Klausel, die den Studierenden verpflichtet, Statusänderungen (Exmatrikulation, Wechsel in ein Teilzeitstudium, weitere Beschäftigungen) unverzüglich mitzuteilen – denn solche Änderungen wirken sich unmittelbar auf die Sozialversicherung aus. Alle Nachweise (Vertrag, Immatrikulationsbescheinigungen, Arbeitszeitdokumentation) gehören geordnet ins Lohnkonto und sind im Prüfungsfall der entscheidende Beleg dafür, dass das Werkstudentenprivileg zu Recht angewendet wurde.

Damit ist auch klar, warum eine laufende Betreuung sinnvoll ist: Der Status „Werkstudent" ist kein einmaliger Haken bei der Einstellung, sondern muss über die gesamte Beschäftigungsdauer immer wieder überprüft werden. Genau diese fortlaufende Kontrolle übernehmen wir.

Korrekte Meldung in der Praxis

Damit die Beitragsfreiheit in Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung sauber abgebildet wird, müssen in der Entgeltabrechnung die richtigen Schlüssel gesetzt sein: ein eigener Personengruppenschlüssel für Werkstudierende sowie ein Beitragsgruppenschlüssel, der nur den Rentenversicherungsbeitrag vorsieht (Beitragsgruppe für KV, PV und ALV jeweils „0"). Fehler an dieser Stelle führen dazu, dass entweder zu viele Beiträge abgeführt oder – schlimmer – die Beitragsfreiheit zu Unrecht angenommen wird. Die An- und Abmeldung erfolgt wie bei anderen Beschäftigten elektronisch an die zuständige Krankenkasse; bei Statuswechseln (etwa Überschreiten der 20-Stunden-Grenze oder Exmatrikulation) ist eine Ab- und Neuanmeldung mit geändertem Schlüssel nötig. Wir setzen diese Schlüssel korrekt, überwachen die auslösenden Ereignisse und stellen die Meldungen fristgerecht – damit aus dem günstigen Modell kein teures Versäumnis wird.

Häufige Fragen zu Werkstudierenden

Gilt das Privileg auch in den Semesterferien? Ja. In den vorlesungsfreien Zeiten darf die wöchentliche Arbeitszeit sogar über 20 Stunden steigen, ohne das Privileg zu gefährden – solange das Studium die Haupttätigkeit bleibt und die Mehrarbeit auf die Semesterferien begrenzt ist.

Was passiert nach dem letzten Prüfungsergebnis? Mit dem Ende des Studiums (Bekanntgabe des Gesamtergebnisses) entfällt der Werkstudentenstatus – eine Weiterbeschäftigung ist dann regulär sozialversicherungspflichtig und muss umgemeldet werden.

Dieser Beitrag gibt den allgemeinen Rechtsstand verständlich wieder und ersetzt keine Beratung im Einzelfall.

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