eAU – elektronische Arbeitsunfähigkeit

Der „gelbe Schein" ist für Arbeitgeber Geschichte: Seit dem 1. Januar 2023 ist das Verfahren der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) verpflichtend. Statt einen Papiernachweis ihrer Beschäftigten abzuwarten, rufen Arbeitgeber die Daten der Arbeitsunfähigkeit aktiv und elektronisch bei der Krankenkasse ab. Rechtsgrundlage ist § 109 SGB IV. Dieser Ratgeber erklärt Ablauf, Pflichten und die Grenzen des Verfahrens.

Wie das eAU-Verfahren funktioniert

Der Prozess läuft in drei Schritten:

1. Die/der Beschäftigte ist arbeitsunfähig und sucht eine Arztpraxis auf. Die Praxis stellt die Arbeitsunfähigkeit fest und übermittelt die Daten elektronisch an die Krankenkasse.
2. Der Beschäftigte meldet dem Arbeitgeber unverzüglich, dass er arbeitsunfähig ist, und teilt die voraussichtliche Dauer mit (Anzeigepflicht – sie bleibt bestehen!).
3. Der Arbeitgeber – in der Praxis das Lohnbüro – ruft die eAU bei der Krankenkasse ab und erhält die maßgeblichen Daten zurück.

Abgerufen werden: Beginn und Ende der Arbeitsunfähigkeit, ob es sich um eine Erst- oder Folgebescheinigung handelt, das Datum der ärztlichen Feststellung sowie der Hinweis, ob ein Arbeitsunfall vorliegt. Auch Zeiten eines Krankenhausaufenthalts sind in das Verfahren einbezogen.

Was sich für Beschäftigte geändert hat – und was nicht

Wichtig für die Praxis: Die Anzeigepflicht der Beschäftigten besteht unverändert. Sie müssen ihren Arbeitgeber weiterhin unverzüglich über die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer informieren. Entfallen ist nur die Vorlagepflicht des Papiernachweises – der Arbeitgeber holt sich die Daten nun selbst.

Auch die Pflicht, spätestens ab dem vierten Krankheitstag (oder früher, wenn der Arbeitsvertrag das vorsieht) eine ärztliche Feststellung einzuholen, bleibt bestehen. Ohne ärztliche Feststellung gibt es keine eAU – und damit ggf. Probleme bei der Entgeltfortzahlung.

Für wen die eAU gilt – und für wen nicht

Das Verfahren gilt für gesetzlich krankenversicherte Arbeitnehmer. Es gibt jedoch Fälle, in denen weiterhin ein Papiernachweis erforderlich ist:

• Privat krankenversicherte Beschäftigte
• Arbeitsunfähigkeit, die von Ärzten ohne Kassenzulassung (z. B. reine Privatpraxen) festgestellt wurde
• Erkrankung im Ausland
• Bescheinigungen über die Erkrankung eines Kindes („Kind-krank") sowie ärztliche Beschäftigungsverbote – diese laufen über eigene Wege

In diesen Fällen muss der Nachweis wie früher in Papierform vorgelegt werden.

Wann und wie oft darf abgerufen werden?

Der Abruf ist nur anlassbezogen zulässig: Es muss eine konkrete Arbeitsunfähigkeit gemeldet worden sein. Ein „Abruf auf Vorrat" oder das pauschale Abfragen ganzer Belegschaften ist nicht erlaubt und datenschutzrechtlich problematisch. Die Daten stehen bei der Krankenkasse in der Regel erst am Tag nach der ärztlichen Feststellung bereit; ein zu früher Abruf läuft ins Leere und muss wiederholt werden. Liegt zum Abrufzeitpunkt noch nichts vor, ist nach einigen Tagen erneut abzurufen.

Warum die eAU für die Lohnabrechnung zentral ist

Die korrekt erfassten AU-Zeiten sind die Grundlage für mehrere Abrechnungsvorgänge:

• Entgeltfortzahlung: Im Krankheitsfall zahlt der Arbeitgeber bis zu sechs Wochen das Entgelt fort – die eAU dokumentiert den Zeitraum.
• U1-Erstattung: Am Umlageverfahren U1 teilnehmende Betriebe bekommen einen Teil der fortgezahlten Vergütung erstattet; der Antrag stützt sich auf die AU-Daten.
• Übergang zum Krankengeld: Nach Ablauf der sechs Wochen übernimmt die Krankenkasse mit Krankengeld – der lückenlose Nachweis der Folgebescheinigungen ist hier wichtig.
• Fehlzeitenstatistik und Lohnfortzahlungskonto: für korrekte Auswertungen und die Berechnung von Sonderzahlungen.

Datenschutz: Nur das Nötige

Die über die eAU übermittelten Daten sind Gesundheitsdaten und damit eine besondere Kategorie personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO). Sie dürfen ausschließlich für die Zwecke der Entgeltabrechnung und Entgeltfortzahlung verarbeitet werden, sind streng vertraulich zu behandeln und nur den damit befassten Personen zugänglich zu machen. Eine Diagnose enthält die eAU bewusst nicht – sie nennt nur Zeiträume und Art der Meldung.

Typische Stolperfallen

• Abruf zu früh → kein Treffer; Wiederholung vergessen.
• Privatversicherte oder Auslandsfälle nicht erkannt → Papiernachweis fehlt.
• Anzeige durch den Beschäftigten unterbleibt → Arbeitgeber weiß nicht, dass abzurufen ist.
• Folgebescheinigungen werden nicht nachverfolgt → Lücken beim Übergang ins Krankengeld.

So übernimmt die Lohnkanzlei das für Sie

Sobald Sie uns eine Krankmeldung übermitteln (im Mandantenportal mit wenigen Klicks), rufen wir die eAU fristgerecht bei der Krankenkasse ab, verfolgen Folgebescheinigungen nach und berücksichtigen die Fehlzeiten korrekt in der Lohnabrechnung – inklusive Entgeltfortzahlung und U1-Erstattung. Sie müssen sich weder um Abrufzeitpunkte noch um die technische Anbindung kümmern.

Praxisbeispiel: Krankmeldung Schritt für Schritt

Eine Mitarbeiterin meldet sich am Montagmorgen telefonisch krank und kündigt an, voraussichtlich bis Mittwoch auszufallen. Sie geht noch am Montag zur Ärztin, die die Arbeitsunfähigkeit feststellt und elektronisch an die Krankenkasse übermittelt. Das Lohnbüro ruft die eAU frühestens am Dienstag ab – am Montag liegen die Daten oft noch nicht vor. Im Abruf bestätigt die Kasse: Erstbescheinigung, arbeitsunfähig von Montag bis Mittwoch, kein Arbeitsunfall. Verlängert die Ärztin am Mittwoch, wird eine Folgebescheinigung erzeugt, die wir bei einem erneuten Abruf erhalten. Auf dieser Basis berechnen wir die Entgeltfortzahlung korrekt und beantragen – sofern der Betrieb am U1-Verfahren teilnimmt – die Erstattung.

Sonderfälle, die in der Praxis wichtig sind

• Krankheit über das Wochenende oder mehrere Verlängerungen: Hier ist die lückenlose Erfassung der Folgebescheinigungen entscheidend, vor allem für den Übergang ins Krankengeld nach sechs Wochen.
• Erkrankung während des Urlaubs: Mit ärztlicher AU werden die Krankheitstage nicht auf den Urlaub angerechnet – auch hier dient die eAU als Nachweis.
• Beschäftigte ohne ärztliche Feststellung: Wer nicht zum Arzt geht, löst keine eAU aus. Ohne Nachweis kann die Entgeltfortzahlung verweigert werden.

Häufige Fragen zur eAU

Muss sich der Beschäftigte noch krankmelden? Ja, unbedingt. Die telefonische oder schriftliche Anzeige beim Arbeitgeber bleibt Pflicht – nur das Einreichen des Papiernachweises entfällt.

Ab wann braucht es eine ärztliche AU? Spätestens ab dem vierten Kalendertag, sofern der Arbeitsvertrag oder eine Weisung des Arbeitgebers nicht eine frühere Vorlage verlangt – das ist weiterhin zulässig.

Was ist mit privat Versicherten? Für sie gibt es keine eAU; sie legen weiterhin eine Papierbescheinigung vor.

Sieht der Arbeitgeber die Diagnose? Nein. Die eAU enthält nur Zeiträume, Art der Meldung und den Hinweis auf einen möglichen Arbeitsunfall – niemals die Diagnose.

Was, wenn der Abruf keine Daten liefert? Dann lag zum Abrufzeitpunkt noch nichts vor. Der Abruf wird wiederholt; wir steuern das automatisch, bis die Bescheinigung vorliegt.

Gilt die eAU auch bei Erkrankung des Kindes? Nein, „Kind-krank"-Bescheinigungen und Kinderkrankengeld laufen über ein gesondertes Verfahren.

Von der eAU zur korrekten Entgeltfortzahlung

Die eAU ist Mittel zum Zweck – am Ende geht es um die richtige Lohnzahlung. Der Anspruch auf Entgeltfortzahlung besteht nach vierwöchiger ununterbrochener Betriebszugehörigkeit und beträgt bis zu sechs Wochen (42 Kalendertage) je Krankheitsfall in Höhe von 100 % des regelmäßigen Arbeitsentgelts. Maßgeblich ist das Lohnausfallprinzip: Bezahlt wird, was der Beschäftigte ohne die Erkrankung verdient hätte – inklusive fest eingeplanter Zuschläge, aber ohne reine Aufwandsentschädigungen.

Knifflig wird es bei der Fortsetzungserkrankung: Erkrankt jemand wegen derselben Grunderkrankung erneut, entsteht kein neuer Sechs-Wochen-Anspruch, solange nicht entweder zwischen den Erkrankungen mindestens sechs Monate Beschwerdefreiheit lagen oder seit Beginn der ersten Arbeitsunfähigkeit zwölf Monate vergangen sind. Tritt während einer laufenden Erkrankung eine zweite, unabhängige Erkrankung hinzu (Einheit des Verhinderungsfalls), verlängert sich der Anspruch dadurch nicht automatisch. Diese Regeln korrekt anzuwenden, erfordert eine saubere Historie der AU-Zeiträume – genau die liefert das eAU-Verfahren.

Nach Ablauf der sechs Wochen endet die Entgeltfortzahlung und die Krankenkasse zahlt Krankengeld. Für den nahtlosen Übergang ist wichtig, dass die Folgebescheinigungen lückenlos vorliegen. Wir behalten den Sechs-Wochen-Zeitraum im Blick und weisen rechtzeitig auf den bevorstehenden Wechsel ins Krankengeld hin.

Technischer Hintergrund und Datenschutz

Der Abruf läuft über die etablierten Verfahren des elektronischen Meldewesens (sv.net bzw. ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm) verschlüsselt an die Krankenkassen. Weil es sich um Gesundheitsdaten (Art. 9 DSGVO) handelt, gelten strenge Anforderungen: Die Daten dürfen nur zweckgebunden für Entgeltabrechnung und Entgeltfortzahlung verarbeitet werden, der Zugriff ist auf die damit befassten Personen zu beschränken, und die Speicherung erfolgt verschlüsselt und mandantengetrennt. In unserem Mandantenportal sind die Krankmeldungen entsprechend geschützt, der Abruf ist protokolliert (Audit-Log), und die Datenübertragung erfolgt ausschließlich über gesicherte Kanäle. So erfüllen Sie die eAU-Pflicht und die datenschutzrechtlichen Anforderungen in einem Schritt.

Zweifel an der Arbeitsunfähigkeit

Bestehen begründete Zweifel an einer Arbeitsunfähigkeit – etwa bei auffällig häufigen Kurzerkrankungen rund um Wochenenden – kann der Arbeitgeber die Krankenkasse bitten, eine gutachterliche Stellungnahme des Medizinischen Dienstes (MD) einzuholen. Außerdem darf der Arbeitgeber arbeitsvertraglich oder im Einzelfall verlangen, dass die ärztliche Feststellung früher als ab dem vierten Tag erfolgt. Wichtig: Die Entgeltfortzahlung darf nicht vorschnell verweigert werden, solange eine gültige Bescheinigung vorliegt – der Beweiswert der ärztlichen Feststellung ist hoch. Erst wenn er erschüttert ist, kehrt sich die Beweislast um. In solchen Fällen ist eine saubere Dokumentation der Fehlzeiten (wie sie das eAU-Verfahren liefert) Gold wert, und arbeitsrechtliche Schritte sollten mit fachkundiger Beratung abgestimmt werden.

Wer ist von der eAU ausgenommen?

Das eAU-Verfahren gilt für gesetzlich krankenversicherte Arbeitnehmer. Nicht erfasst sind privat Krankenversicherte – sie legen weiterhin eine Bescheinigung in Papierform vor. Ebenso außerhalb des Verfahrens liegen Arbeitsunfähigkeiten, die von Ärzten im Ausland festgestellt wurden, sowie Bescheinigungen von Privatärzten oder bestimmten Einrichtungen, die nicht an das Kassensystem angebunden sind. Für diese Fälle bleibt die manuelle Erfassung im Lohnsystem nötig – wir behalten beide Wege im Blick.

Häufige Fragen zur eAU

Muss der Arbeitnehmer noch eine Krankmeldung abgeben? Die Anzeigepflicht bleibt: Der Beschäftigte muss seine Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer weiterhin unverzüglich melden – nur der „gelbe Schein" für den Arbeitgeber entfällt.

Ab wann kann ich die eAU abrufen? In der Regel sind die Daten der Krankenkasse einen Tag nach dem Arztbesuch verfügbar; ein zu früher Abruf läuft ins Leere und muss wiederholt werden.

Dieser Beitrag gibt den Rechtsstand allgemein verständlich wieder und ersetzt keine Beratung im Einzelfall.

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