Datenschutzerklärung

Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie nach Art. 13 DSGVO darüber, welche personenbezogenen Daten wir beim Besuch dieser Website, bei einer Anfrage und im Mandantenportal verarbeiten, wozu, auf welcher Rechtsgrundlage, wie lange und welche Rechte Sie haben. Grundlage sind die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und das Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetz (TDDDG).

Stand: 28. Oktober 2026

1. Verantwortlicher

Die Lohnkanzlei GbR, vertreten durch die Gesellschafter Leonard Winkler und Alessandro Nobbe
Parkstraße 63, 13187 Berlin
Telefon: 030 62939467
E-Mail: info@die-lohnkanzlei.de

2. Aufruf der Website und Server-Protokolle

Wenn Sie unsere Website aufrufen, verarbeitet unser Server automatisch: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, die aufgerufene Adresse, den Statuscode, die übertragene Datenmenge, die zuvor besuchte Seite (sofern Ihr Browser sie übermittelt) sowie Angaben zu Browser und Betriebssystem. Das ist nötig, um die Seite auszuliefern, Fehler zu finden und Angriffe abzuwehren.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist ein sicherer und stabiler Betrieb.

In den Zugriffsprotokollen speichern wir Ihre IP-Adresse nur gekürzt (bei IPv4 ohne den letzten Block, bei IPv6 nur die ersten drei Blöcke). Fehlerprotokolle können die vollständige IP-Adresse enthalten. Alle Server-Protokolle werden nach 14 Tagen automatisch gelöscht.

3. Hosting, E-Mail und Verschlüsselung

Website, Mandantenportal und unser E-Mail-Postfach werden von der IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, betrieben. Der Server steht in einem Rechenzentrum in Deutschland. IONOS verarbeitet die Daten als unser Auftragsverarbeiter nach unseren Weisungen (Art. 28 DSGVO).

Die Verbindung zu unserer Website und zum Portal ist per TLS verschlüsselt (erkennbar an „https://“ in der Adresszeile).

4. Anfrageformular „Mandant werden“

Wenn Sie uns über das Formular eine Anfrage senden, verarbeiten wir Ihre Angaben: Anliegen, Firma, Ansprechpartner und E-Mail-Adresse (Pflichtangaben) sowie freiwillig Telefonnummer, Anzahl der Mitarbeiter, bisherige Lohnsoftware und Ihre Nachricht. Wir verwenden die Angaben, um Ihre Anfrage zu beantworten, Ihnen ein Angebot zu machen und gegebenenfalls einen Vertrag vorzubereiten.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage). Ihre Anfrage wird in unserem Mandantenportal gespeichert; unser Büro erhält eine Benachrichtigung per E-Mail.

Zum Schutz vor Missbrauch (höchstens fünf Anfragen pro Stunde) speichern wir außerdem die IP-Adresse, von der die Anfrage kam, und löschen sie nach sieben Tagen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; berechtigtes Interesse: Schutz vor Spam).

Wird aus Ihrer Anfrage ein Mandat, gelten die Fristen in Abschnitt 8. Andernfalls löschen wir Ihre Anfrage samt Gesprächsnotizen und Angeboten automatisch zwölf Monate nach dem letzten Kontakt.

5. Kontakt per E-Mail oder Telefon

Wenn Sie uns schreiben oder anrufen, verarbeiten wir Ihre Angaben, um Ihr Anliegen zu bearbeiten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn es um einen Vertrag oder dessen Anbahnung geht, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen). Wir löschen die Angaben, wenn Ihr Anliegen erledigt ist, es sei denn, gesetzliche Aufbewahrungspflichten stehen entgegen (zum Beispiel für Handels- und Geschäftsbriefe nach § 257 HGB und § 147 AO).

6. Cookies und Einwilligung

Ihre Auswahl im Cookie-Hinweis speichern wir im lokalen Speicher Ihres Browsers (Eintrag „lk-consent-v1“ mit Auswahl und Datum), damit der Hinweis nicht bei jedem Aufruf erscheint. Das ist technisch notwendig (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Weitere Cookies oder vergleichbare Techniken setzen wir nur mit Ihrer Einwilligung ein (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Externe Schriftarten oder Analysedienste binden wir nicht ein.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen – über den Link „Cookie-Einstellungen“ unten auf jeder Seite. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

7. Google Ads (Conversion-Tracking und Remarketing)

Wenn Sie zustimmen, nutzen wir Google Ads der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland („Google“). Dazu wird das Google-Tag (gtag.js) geladen. Es setzt Cookies (z. B. „_gcl_au“, „_gcl_aw“) und übermittelt Daten wie IP-Adresse, aufgerufene Seiten, Zeitpunkt, Browser- und Geräteangaben sowie die Information, über welche Anzeige Sie zu uns gekommen sind, an Google.

Zweck: Wir erfahren, ob eine Anzeige zu einer Anfrage über unser Formular geführt hat (Conversion), und können Besuchern unserer Website später erneut Anzeigen zeigen (Remarketing). Wir erhalten dabei nur zusammengefasste Auswertungen, keine Angaben, mit denen wir Sie persönlich erkennen. Google verarbeitet die Daten teilweise in eigener Verantwortung.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG). Wir nutzen den Einwilligungsmodus von Google so, dass das Google-Tag ohne Ihre Einwilligung gar nicht geladen wird.

Google kann Daten an die Google LLC in den USA übermitteln. Die Google LLC ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; dafür besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO).

Speicherdauer: Die Google-Ads-Cookies werden nach höchstens 90 Tagen gelöscht; bei einem Widerruf entfernen wir sie aus Ihrem Browser. Weitere Informationen: Datenschutzerklärung von Google und Datenschutz bei Google-Werbediensten.

8. Mandantenportal

Für unsere Mandanten betreiben wir unter portal.die-lohnkanzlei.de ein Portal. Dort verarbeiten wir Zugangs-, Anmelde- und Protokolldaten, die Stammdaten des Unternehmens sowie die hochgeladenen Unterlagen, um unseren Vertrag zu erfüllen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Benachrichtigungen aus dem Portal versenden wir per E-Mail über IONOS.

Daten der Beschäftigten unserer Mandanten verarbeiten wir als Auftragsverarbeiter nach dem jeweiligen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO). Verantwortlich ist insoweit der jeweilige Arbeitgeber; er informiert seine Beschäftigten über die Verarbeitung.

Damit Sie angemeldet bleiben, speichert das Portal einen Anmeldeschlüssel im lokalen Speicher Ihres Browsers (technisch notwendig, § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Das Portal nutzt keine Tracking- oder Werbedienste.

Optional und standardmäßig ausgeschaltet ist eine Kartenansicht der Wohnorte von Mitarbeitern. Wird sie eingeschaltet, übermitteln wir die Adressen einmalig an den Dienst Nominatim der OpenStreetMap Foundation (Vereinigtes Königreich), um sie in Koordinaten umzurechnen; beim Anzeigen der Karte lädt Ihr Browser Kartenkacheln von OpenStreetMap, dabei wird Ihre IP-Adresse übermittelt. Für das Vereinigte Königreich besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission.

Speicherdauer: Wir speichern die Daten für die Dauer des Mandats. Danach bewahren wir Unterlagen auf, soweit uns Gesetze dazu verpflichten (insbesondere § 257 HGB und § 147 AO, je nach Unterlage bis zu zehn Jahre), und löschen sie anschließend. Im Auftrag verarbeitete Beschäftigtendaten geben wir nach Vertragsende zurück oder löschen sie, wie im Vertrag zur Auftragsverarbeitung vereinbart.

9. Empfänger

• IONOS SE (Hosting und E-Mail) als Auftragsverarbeiter,
• Google (nur mit Ihrer Einwilligung, siehe Abschnitt 7),
• OpenStreetMap Foundation (nur bei eingeschalteter Kartenansicht im Portal, siehe Abschnitt 8),
• im Rahmen der Lohnabrechnung für unsere Mandanten: Sozialversicherungsträger, Finanzbehörden und weitere gesetzlich vorgesehene Stellen, soweit der Auftrag das erfordert.

Eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU findet nur in den in Abschnitt 7 und 8 genannten Fällen statt.

10. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3). Wenden Sie sich dafür an info@die-lohnkanzlei.de.

Außerdem können Sie sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO), zum Beispiel bei der für uns zuständigen Berliner Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit (www.datenschutz-berlin.de).

11. Pflicht zur Bereitstellung und automatisierte Entscheidungen

Sie sind nicht verpflichtet, uns Daten zu geben. Ohne die Pflichtangaben im Formular können wir Ihre Anfrage aber nicht bearbeiten, und ohne die für das Mandat nötigen Daten können wir den Vertrag nicht erfüllen. Eine automatisierte Entscheidung im Einzelfall einschließlich Profiling (Art. 22 DSGVO) findet bei uns nicht statt.

12. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Verarbeitung oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.