U1- und U2-Umlage erklärt

Das Umlageverfahren nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) schützt vor allem kleinere Betriebe vor den finanziellen Folgen von Krankheit und Mutterschaft ihrer Beschäftigten. Über die Umlagen U1 (Krankheit) und U2 (Mutterschaft) bekommen Arbeitgeber fortgezahltes Entgelt ganz oder teilweise von der Krankenkasse erstattet. Daneben gibt es die Insolvenzgeldumlage (oft „U3" genannt). Dieser Ratgeber erklärt, wer teilnimmt, wie sich die Erstattung berechnet und worauf zu achten ist.

Das Prinzip der Umlage

Arbeitgeber zahlen monatlich Umlagebeiträge an die Krankenkasse ihrer Beschäftigten – berechnet als Prozentsatz des Bruttoarbeitsentgelts. Aus diesem Topf werden die Erstattungen finanziert. Es handelt sich also um eine Solidarversicherung der Arbeitgeber untereinander: Man zahlt laufend ein und erhält im Leistungsfall einen großen Teil der Lohnfortzahlung zurück. Die genauen Umlagesätze und – bei U1 – die wählbaren Erstattungssätze legt jede Krankenkasse in ihrer Satzung selbst fest und weist sie im Beitragsnachweis aus.

U1 – Erstattung bei Arbeitsunfähigkeit

Am U1-Verfahren nehmen nur kleinere Betriebe teil: in der Regel solche, die nicht mehr als 30 Arbeitnehmer beschäftigen. Für diese Grenze gelten besondere Zählregeln – Teilzeitkräfte werden anteilig gewichtet (bis 10 Wochenstunden mit 0,25; bis 20 mit 0,5; bis 30 mit 0,75; darüber mit 1,0), und Auszubildende, Schwerbehinderte sowie einige weitere Gruppen werden nicht mitgezählt. Liegt der Betrieb darunter, erhält er bei Krankheit eines Beschäftigten einen Prozentsatz der fortgezahlten Vergütung erstattet.

Viele Krankenkassen bieten mehrere U1-Tarife an: ein höherer Erstattungssatz (z. B. 70 oder 80 %) bedeutet einen höheren Umlagebeitrag, ein niedrigerer Satz (z. B. 50 %) einen günstigeren Beitrag. Die Wahl des passenden Satzes ist eine betriebswirtschaftliche Entscheidung, die von der erwarteten Krankheitsquote abhängt – wir beraten Sie dazu.

U2 – Erstattung bei Mutterschaft

Das U2-Verfahren gilt für alle Arbeitgeber, unabhängig von der Betriebsgröße. Erstattet werden zu 100 %:

• der Arbeitgeberzuschuss zum Mutterschaftsgeld während der Schutzfristen sowie
• das fortgezahlte Arbeitsentgelt (Mutterschutzlohn) bei einem mutterschutzrechtlichen Beschäftigungsverbot außerhalb der Schutzfristen.

Damit trägt nicht der einzelne Betrieb die Kosten einer Schwangerschaft, sondern die Gemeinschaft aller Arbeitgeber – ein wichtiger Beitrag zur Gleichbehandlung, der verhindern soll, dass die Beschäftigung von Frauen wirtschaftlich benachteiligt wird. Mehr dazu im Ratgeber Mutterschutz.

Die Insolvenzgeldumlage (U3)

Zusätzlich führen alle Arbeitgeber die Insolvenzgeldumlage ab. Sie finanziert das Insolvenzgeld, das die Agentur für Arbeit zahlt, wenn ein Arbeitgeber insolvent wird und Löhne ausfallen. Sie ist kein Erstattungsverfahren im eigentlichen Sinn, wird aber im selben Zuge mit den Umlagen U1/U2 abgerechnet.

Wie die Erstattung beantragt wird

Die Erstattungsanträge werden elektronisch im AAG-Verfahren an die zuständige Krankenkasse übermittelt. Grundlage sind die korrekt erfassten Fehlzeiten (bei Krankheit über die eAU) und das fortgezahlte Entgelt. Die Krankenkasse erstattet den Betrag in der Regel zeitnah; verrechnet wird er häufig mit den laufenden Beiträgen. Eine saubere Zuordnung von Fortzahlung und Erstattung ist wichtig, damit die Buchhaltung stimmt.

Rechenbeispiel U1

Ein Betrieb mit 12 Beschäftigten hat den U1-Tarif mit 70 % Erstattung gewählt. Eine Mitarbeiterin fällt zwei Wochen krankheitsbedingt aus; der Arbeitgeber zahlt in dieser Zeit 1.400 € Entgelt fort. Über die U1-Erstattung erhält er davon 70 %, also 980 €, von der Krankenkasse zurück. Die laufenden U1-Umlagebeiträge, die der Betrieb das ganze Jahr über zahlt, sind damit „die Versicherungsprämie" für genau diesen Fall.

Häufige Fragen

Muss ich die Umlagen auch für Minijobber zahlen? Ja. Für Minijobs werden U1, U2 und die Insolvenzgeldumlage über die Minijob-Zentrale abgeführt; auch hier gibt es entsprechende Erstattungen.

Bekomme ich U2 auch als großer Betrieb? Ja, U2 gilt unabhängig von der Beschäftigtenzahl für alle Arbeitgeber.

Was, wenn ich knapp über 30 Beschäftigte liege? Dann entfällt die U1-Teilnahme; die Berechnung der maßgeblichen Zahl mit Teilzeitgewichtung sollte sorgfältig erfolgen, da sie über die Teilnahme entscheidet.

Wer legt die Sätze fest? Jede Krankenkasse individuell – deshalb unterscheiden sich Umlage- und Erstattungssätze je nach Kasse.

So unterstützt die Lohnkanzlei

Wir prüfen Ihre U1-Teilnahme und den passenden Erstattungstarif, führen die Umlagen korrekt ab, stellen die Erstattungsanträge (U1 und U2) im AAG-Verfahren automatisch und verbuchen die Erstattungen sauber. So nutzen Sie das Umlageverfahren optimal und behalten den Überblick über Beiträge und Rückflüsse.

Die 30-Mitarbeiter-Grenze richtig berechnen

Ob ein Betrieb am U1-Verfahren teilnimmt, entscheidet sich an der gewichteten Beschäftigtenzahl. Ein Beispiel: Ein Betrieb hat 22 Vollzeitkräfte, 6 Teilzeitkräfte mit je 18 Wochenstunden, 4 geringfügig Beschäftigte mit je 8 Wochenstunden und 3 Auszubildende. Gewichtet ergibt das: 22 × 1,0 = 22; 6 × 0,5 = 3; 4 × 0,25 = 1; Auszubildende zählen nicht mit. Summe: 26 – der Betrieb liegt unter 30 und nimmt damit am U1-Verfahren teil. Würde die Vollzeitzahl steigen, könnte die Teilnahme entfallen. Die Prüfung erfolgt jährlich für das jeweils folgende Kalenderjahr anhand der überwiegenden Verhältnisse des Vorjahres. Eine sorgfältige Berechnung lohnt sich, weil sie über bare Erstattungen entscheidet.

Weitere häufige Fragen

Kann ich den U1-Erstattungssatz wechseln? Ja, in der Regel zu definierten Zeitpunkten (meist zum Jahreswechsel). Ein höherer Satz lohnt sich bei höherer Krankheitsquote, ein niedrigerer bei sehr gesunder Belegschaft.

Werden auch Einmalzahlungen erstattet? Die Erstattung bezieht sich auf das fortgezahlte laufende Arbeitsentgelt; Sonderzahlungen werden nach den Regeln der jeweiligen Kasse berücksichtigt. Wir rechnen das korrekt ab.

Was, wenn die Krankenkasse die Erstattung kürzt? Das kommt vor, etwa wenn fortgezahltes Entgelt über die maßgeblichen Grenzen hinausgeht oder Angaben unvollständig sind. Wir prüfen die Erstattungsbescheide und legen bei Bedarf Widerspruch ein.

Gilt U2 wirklich für jeden Arbeitgeber? Ja, ausnahmslos – anders als U1 ist U2 nicht von der Betriebsgröße abhängig. Das ist gewollt, um die Beschäftigung von Frauen nicht zu benachteiligen.

Wie schnell kommt die Erstattung? Nach Übermittlung des elektronischen Antrags erstattet die Kasse in der Regel zeitnah, häufig durch Verrechnung mit den laufenden Beiträgen.

Gibt es eine Frist für den Erstattungsantrag? Erstattungsansprüche verjähren; sie sollten zeitnah nach dem Leistungsfall geltend gemacht werden. Wir stellen die Anträge automatisch, sobald die Fehlzeiten erfasst sind, und vermeiden so den Verfall.

Gilt das Umlageverfahren auch für die Insolvenzgeldumlage? Die Insolvenzgeldumlage (U3) wird im selben Zuge abgeführt, ist aber ein reines Finanzierungsverfahren ohne Erstattung an den einzelnen Arbeitgeber – sie sichert die Löhne der Beschäftigten im Insolvenzfall.

Sind die Umlagebeiträge Betriebsausgaben? Ja, die gezahlten Umlagen sind Betriebsausgaben; die Erstattungen mindern entsprechend den Aufwand und werden korrekt gegengebucht.

Umlagen bei Kurzarbeit und Elternzeit

Auch in Sonderphasen laufen die Umlagen weiter, allerdings angepasst: Während der Kurzarbeit werden die Umlagen auf das tatsächlich gezahlte Ist-Entgelt berechnet. Ruht das Arbeitsverhältnis dagegen vollständig (z. B. in der Elternzeit ohne Entgelt), fallen keine Umlagen an, weil keine Bemessungsgrundlage besteht. Bei einem Beschäftigungsverbot im Mutterschutz dagegen wird der fortgezahlte Mutterschutzlohn umlagepflichtig – und zugleich über U2 erstattet. Diese Wechselwirkungen korrekt abzubilden, vermeidet sowohl Über- als auch Unterzahlungen.

Was genau wird bei U1 erstattet?

Erstattet wird grundsätzlich das fortgezahlte Bruttoarbeitsentgelt während der Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall (bis zu sechs Wochen je Erkrankung), multipliziert mit dem gewählten Erstattungssatz. Viele Kassen erstatten zusätzlich – ganz oder anteilig – die auf das fortgezahlte Entgelt entfallenden Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung. Die genaue Reichweite ergibt sich aus der jeweiligen Kassensatzung. Nicht erstattet werden in der Regel freiwillige Zusatzleistungen, die über die gesetzliche Entgeltfortzahlung hinausgehen. Eine korrekte Trennung dieser Bestandteile sorgt dafür, dass die Erstattung vollständig ausgeschöpft wird.

U2: Schutzfristen und Beschäftigungsverbote

Bei U2 ist zwischen zwei Konstellationen zu unterscheiden. Während der Schutzfristen (sechs Wochen vor und acht bzw. zwölf Wochen nach der Entbindung) erhält die Mitarbeiterin Mutterschaftsgeld der Krankenkasse plus einen Arbeitgeberzuschuss – dieser Zuschuss wird zu 100 % erstattet. Bei einem ärztlichen oder betrieblichen Beschäftigungsverbot außerhalb der Schutzfristen zahlt der Arbeitgeber den vollen Mutterschutzlohn weiter, der ebenfalls vollständig über U2 erstattet wird. So entsteht dem Betrieb in beiden Fällen kein wirtschaftlicher Nachteil.

Umlagen im Beitragsnachweis

Die Umlagen werden zusammen mit den Sozialversicherungsbeiträgen im Beitragsnachweis ausgewiesen und zu denselben Fälligkeitsterminen abgeführt – Beitragsnachweis zum fünftletzten, Zahlung zum drittletzten Bankarbeitstag. Jede Krankenkasse führt eigene Umlageschlüssel, sodass die Sätze je nach Kasse des Beschäftigten variieren. Bei einem Kassenwechsel ändern sich daher auch die Umlagesätze – ein Punkt, der in der laufenden Abrechnung beachtet werden muss.

Erstattung und Buchhaltung

Damit die Buchhaltung stimmt, müssen Aufwand (fortgezahltes Entgelt) und Ertrag (Erstattung der Kasse) korrekt einander zugeordnet werden. Da viele Kassen die Erstattung mit den laufenden Beiträgen verrechnen, ist eine saubere Dokumentation der Anträge und Erstattungsbescheide wichtig, um den Überblick zu behalten. Wir gleichen Erstattungen mit den Anträgen ab und stellen sicher, dass keine berechtigte Erstattung verloren geht.

Typische Fehler im Umlageverfahren

Häufige Fehler sind: eine falsch berechnete 30-Mitarbeiter-Grenze (und dadurch fälschlich unterlassene U1-Teilnahme), ein zur Krankheitsquote unpassender Erstattungstarif, das Vergessen von U2-Erstattungsanträgen bei Beschäftigungsverboten sowie eine unvollständige Erfassung der Fehlzeiten, die zur Kürzung der Erstattung führt. Jeder dieser Punkte kostet bares Geld – entweder durch zu hohe Umlagebeiträge oder durch entgangene Erstattungen.

So unterstützt die Lohnkanzlei – im Detail

Wir berechnen die maßgebliche Beschäftigtenzahl jährlich neu, empfehlen den wirtschaftlich passenden U1-Tarif, übermitteln alle Erstattungsanträge fristgerecht im AAG-Verfahren, prüfen die Erstattungsbescheide auf Vollständigkeit und legen bei Kürzungen Widerspruch ein. So wird das Umlageverfahren von einer reinen Pflicht zu einem echten finanziellen Schutz für Ihren Betrieb.

Dieser Beitrag gibt den Rechtsstand allgemein verständlich wieder und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.

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